09/09/2017

PRINCE2

O PRINCE2 – Project In a Controlled Environment, em português: Projetos em Ambiente Controlado, é um método de gerenciamento de projetos estruturado com base na experiência obtida com milhares de projetos.

Este modelo é adaptável a qualquer tipo ou tamanho de projeto e cobre seu gerenciamento, controle e organização.

Sua origem é britânica, mas já é utilizado em mais de 150 países de todas as regiões do mundo, inclusive no Brasil.

gp4us - Prince2 - Áreas

O PRINCE2 é publicado através do manual chamado Gerenciando Projetos de Sucesso com o PRINCE2, e é mantido pelo Departamento de Comércio do Governo, também conhecido pela sigla OGC.

O principal propósito deste manual é apresentar o método de gerenciamento de projetos do PRINCE2, buscando responder as várias perguntas das pessoas envolvidas com projetos, seus papéis e responsabilidades, tais como:

  • O que se espera de mim ?
  • O que o gerente de projetos faz ?
  • O que eu faço se as coisas não saírem conforme planejado ?
  • Que decisões espera-se que eu tome ?
  • Quais informações preciso e quais devo fornecer ?
  • A quem devo procurar em busca de apoio para obter uma orientação ?
  • Como posso adequar o uso do PRINCE2 ao meu projeto ?

Para responder a estas perguntas e apresentar o método de gestão PRINCE2, a seguinte estrutura, conceitos e conteúdos são apresentados:

Projeto

Para o PRINCE2, os projetos são meios pelos quais introduzimos mudanças, partindo da definição de que um projeto é uma organização temporária criada com o propósito de entregar um ou mais produtos de negócio, de acordo com um Business Case pré-acordado.

Além de se distinguir das operações pelas seguintes características:

  • Introduz mudanças;
  • É temporário;
  • Possui equipes;
  • É exclusivo se comparado a outro projeto
  • Possui muitas incertezas.

Gerenciamento de Projetos

Para o PRINCE2, o gerenciamento de projetos é o desenvolvimento das entregas do projeto, conhecido como produtos, que produzem os resultados do projeto, controlando o trabalho especializado necessário para a criação dos produtos do projeto.

Gerente de Projetos 

O gerente de projetos no PRINCE2 é o responsável por planejar a sequência de atividades do trabalho do projeto que irá construir o produto do projeto, e controlar a realização deste trabalho.

Para que o trabalho do projeto possa ser realizado, o GP precisa delegar parte deste trabalho, ou todo o trabalho, para outras pessoas, especialmente devido a característica de inter-funcionalidade do time do projeto.

Com o trabalho do projeto em andamento, a responsabilidade do GP é monitorar os progressos do projeto comparando-o com o plano original, com o objetivo de manter o realizado próximo ao planejado.

O GP precisa levar em conta que não é possível assumir que tudo sairá conforme o planejado, e com isso, se o plano não estiver sendo cumprido, o GP terá de fazer algo a respeito através do controle.

Considerando também que o controle também deve ser realizado quando tudo está correndo bem, pois neste cenário o GP poderá ter a oportunidade para melhorar o desempenho do projeto, acelerando ou reduzindo os custos, por exemplo.

Assim, o PRINCE2 fornece total apoio ao GP através do seu objetivo de fazer com que as informações certas estejam disponíveis na hora certa, para as pessoas certas tomarem as decisões certas.

Controles

Para o PRINCE2, todo projeto tem 7 variáveis, ou seja, 7 processos que precisam ser gerenciados, podendo ser respondidos através das respostas das seguintes perguntas:

1-Starting up a Project

  • Primeiro processo e que ocorre durante o pré-projeto. Visa garantir que os pré-requisitos para o início de um projeto estejam disponíveis;

2-Directing a Project

  • Para atender ao comitê de projetos, através de relatórios e controles, informações necessárias às tomadas de decisões;

3-Initiating a Project

  • Processo de iniciação de um projeto. Aqui ocorre o planejamento e surje o ambiente controlado do PRINCE2;

4-Controlling a Stage

  • Processo que fornece informações a respeito do andamento do projeto, alimentando as decisões de realinhamento do projeto;

5-Managing a Stage Boundary

  • Processo que garante o monitoramento e controle do projeto. Verifica o cumprimento do curso pré-estabelecido do projeto, e gera reação aos eventos inesperados;

6-Managing Product Delivery

  • Processo que garante a criação e a entrega de produtos conforme critérios pré-estabelecidos;

7- Closing a Project

  • Processo que garante o encerramento controlado de um projeto;

Estrutura

O método PRINCE2, aborda o gerenciamento de projetos com 4 elementos integrados: de princípios, temas, processos e ambientes de projeto.  Estes elementos são:

Elemento Descrição
Princípios que são as 7 orientações obrigatórias e boas práticas que determinam se o projeto está sendo gerenciado com o método PRINCE2, ou não
Temas São 7 os temas que descrevem os aspectos do gerenciamento de projeto que devem ser tratados continuamente, e que explicam o tratamento específico que o PRINCE2 requer e necessita para as disciplinas de gerenciamento de projetos
Processos Os Processos, representam as etapas que devem ser realizadas ao longo do ciclo de vida do projeto, abrangendo do início ao fim verificações, recomendações e responsabilidades
Ambiente A Adequação trata da necessidade de adequar o PRINCE2 ao contexto específico do projeto.

Abrangência

  • O PRINCE2 não pretende abranger tudo que diz respeito ao gerenciamento de projetos, isto seria até impossível, portanto as seguintes 3 categorias não estão contidas no método de gerenciamento de projetos do PRINCE2;
  • Aspectos especializados, ou seja, atividades específicas de setores ou tipos de trabalho são externas ao PRINCE2;
  • Técnicas detalhadas de planejamento e controle não são sugeridas ou abordadas pelo PRINCE2, dois exemplos para entendimento seriam a análise de caminho crítico e a análise de valor agregado que estão contidas no Guia PMBOK;
  • Capacidade de liderança, também conhecidos como softskills ou habilidades interpessoais não estão codificadas no método do PRINCE2.

Benefícios

Para finalizarmos a seção de introdução, vamos entender alguns benefícios conhecidos quando se adota o método PRINCE2 para gerenciar projetos:

  • Oferece melhores práticas e governança estabelecida e comprovada;
  • É aplicado a qualquer projeto, combinando modelos especializados e setoriais;
  • Fornece uma linguagem comum para quem o utiliza;
  • Fornece declarações de papéis e responsabilidades bem definidos, contendo inclusive estrutura definida para prestação de contas, delegação, autoridade e comunicação;
  • Mantém o foco no produto e suas entregas;
  • Possui planos preparados para melhorar a comunicação e o controle;
  • Sua base é um framework de “gerenciamento por exceção”;
  • Aborda a visualização da viabilidade do projeto segundo oBusiness Case, e não ao fim do projeto, simplesmente pelo fim;
  • Define uma estrutura mínima necessária de relatórios, ou seja, de maneira economiza fornece todos os relatórios necessários para planejamento e controle de um projeto.
  • Assegura que todos osStakeholders estejam representados no planejamento e na tomada de decisões;
  • Promove o aprendizado e a melhoria contínua;
  • Promove consistência do trabalho do projeto;
  • Facilita a mobilidade do pessoal do projeto e reduz o impacto de mudanças de equipes;
  • Fornece ferramentas de diagnóstico, facilitando a garantia e a avaliação do trabalho do projeto.

Prince 2 - Modelo de Processos

 Princípios

  • Justificativa comercial;
  • Lições aprendidas;
  • Papeis e responsabilidades;
  • Gestão por etapas/estágios;
  • Gerenciamento por exceção;
  • Produto focado;
  • Ajuste/Adaptação.

Temas

  • Caso de negócio (Por quê ?);
  • Organização (Quem ?);
  • Qualidade (O Quê?);
  • Planos (Como, Quanto e Quando?);
  • Riscos (O que fazer se?);
  • Mudanças (Qual o impacto?);
  • Progresso (Onde estamos agora?).

Processos Subjacentes

  • Iniciando um projeto;
  • Direcionando um projeto;
  • Iniciar um projeto;
  • Controlando um estágio;
  • Gestão das fronteiras do estágio;
  • Fechando um projeto.